Privacyverklaring

KONE Corporation en haar werknemers, partners, dochtermaatschappijen en gelieerde ondernemingen ('KONE') doen hun uiterste best om uw privacy en persoonsgegeven te beschermen. KONE verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de internationale en Europese principes voor gegevensbescherming en de toepasselijke wetten betreffende bescherming van persoonsgegevens (zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene verordening gegevensbescherming, voor zover van toepassing).

In deze privacyverklaring vindt u uitgebreide informatie over de activiteiten van KONE die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens. De verklaring kan worden aangevuld met privacyverklaringen die voor bepaalde oplossingen gelden en aanvullende plaatselijke documentatie. Daarnaast kunnen de verschillende rechten die u als betrokkene heeft van land tot land verschillen, afhankelijk van de toepasselijke privacywetgeving. In deze Privacyverklaring wordt uitgegaan van de rechten die worden toegekend door de wetten betreffende gegevensbescherming van de Europese Unie.

Deze verklaring is verdeeld in verschillende hoofdstukken die betrekking hebben op de verschillende logische functies voor gegevensverwerking binnen KONE. Aan het einde van deze verklaring vindt u informatie over de rechten die u hebt als betrokkene.

1. Webpagina's en internetservices van KONE
2. Customer Relationship Management-databases van KONE
3. Gegevens van leveranciers en onderaannemers van KONE
4. Rechten van gegevenssubjecten
   
5. Wijzigingen en aanvullingen op de Privacyverklaring

Vanuit het standpunt van het gegevenssubject is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegeven van het gegevenssubject de plaatselijke onderneming uit de KONE-groep waarmee het gegevenssubject contact onderhoudt of heeft onderhouden of anderszins de nauwste betrekkingen onderhoudt.

Veel van de tools en processen die binnen KONE worden gebruikt, worden wereldwijd centraal door KONE Corporation beschikbaar gesteld aan de plaatselijke KONE-entiteiten. In deze wereldwijd gebruikte tools en processen worden persoonsgegevens gezamenlijk beheerd door de plaatselijke onderneming uit de KONE-groep en KONE Corporation.

In alle zaken die betrekking hebben op gegevensbescherming kunnen gegevenssubjecten contact opnemen met KONE via de volgende contactgegevens:

KONE Building
Keilasatama 3, 02150 Espoo, Finland
Telefoonnummer: +358 204 751
Contactpersoon: Global Legal, Data Protection Counsel, personaldatarequest@kone.com

Alle verzoeken die betrekking hebben op de rechten van gegevenssubjecten kunnen aan KONE worden doorgegeven door middel van het contactformulier van de KONE-website op http://www.kone.com/en/contact.aspx, met de optie “Personal Data Enquiry”.

In dit hoofdstuk vindt u algemene informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door KONE die gerelateerd is aan deze website en de overige internetservices van KONE (de 'Site'). KONE verwerkt uw persoonsgegevens die via de Site zijn verzameld in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetten. Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door als u van plan bent door deze Site te bladeren of er op andere wijze gebruik van te maken. Als u niet akkoord gaat met deze Privacyverklaring, dient u de Site te verlaten.

Over het algemeen kunt u de Site bezoeken zonder dat u persoonsgegevens hoeft op te geven. De Site is technisch opgedeeld in afzonderlijke secties. Voor sommige secties moeten wij mogelijk meer persoonsgegevens van u verzamelen, terwijl voor andere secties verwerking van persoonsgegevens niet nodig is.

Tijdens uw bezoek aan de Site worden bepaalde technische en andere gegevens automatisch door uw computer naar ons gezonden, zoals uw IP-adres, het type browser dat u gebruikt en de website van waaraf u de Site bezoekt. We verzamelen ook informatie over uw gebruik van de website door middel van cookies. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk Cookies van deze Privacyverklaring.

Op bepaalde delen van de Site kan u worden gevraagd, wanneer u om toegang verzoekt tot een service, om persoonsgegevens op te geven en/of u te registreren voor de service. Wanneer u zich hebt geregistreerd op de Site of op een andere manier een specifieke identificatiecode hebt gekregen voor toegang tot uw account, kunnen wij u vragen om bepaalde gegevens te verstrekken.

KONE verwerkt persoonsgegevens die op de Site zijn verzameld voor de volgende doelen:

• een efficiënt en veilig gebruik van de Site mogelijk maken;
• de Site verder ontwikkelen voor een betere kwaliteit en groter aanbod van services;
• aangepaste services en content aanbieden, die zijn afgestemd op uw specifieke behoeften en interesses;
• onze dienstverlening aan u verbeteren;
• met u communiceren;
• onderzoek uitvoeren en statistieken verzamelen, bijvoorbeeld over welke delen van onze Site de gebruikers bezoeken en hoeveel tijd zij doorbrengen op de Site.

KONE streeft ernaar kostenefficiënte services te leveren, waarvan u gebruik kunt maken zonder dat u zich hoeft te registreren bij elk van de afzonderlijke services die wij op de Site aanbieden.

De rechtsgrond voor onze gegevensverwerking bestaat uit de legitieme belangen van KONE die verband houden met de bovengenoemde doelen. Waar vereist door toepasselijke wetgeving vraagt KONE het gegevenssubject om toestemming voor verwerking van diens persoonsgegevens.

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van het gegevenssubject verkregen of in het kader van diens gebruik van de Site.

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode waarin ze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Na afloop daarvan worden de persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

De persoonsgegevens worden rechtstreeks van het gegevenssubject verkregen of in het kader van diens gebruik van de Site.

Op sommige momenten kan KONE op uw computer of mobiele apparaat informatie in de vorm van zogeheten cookies plaatsen om uw identiteit te kunnen bepalen. Dit gebeurt alleen als u hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld als u dit expliciet hebt aangegeven ('opt-in') of de instellingen van uw browser hebt aangepast. De cookies geven KONE informatie over hoe en wanneer u de Site hebt gebruikt en helpen KONE de website te verbeteren, zodat u een betere service ervaart. Vandaag de dag maken veel websites gebruik van cookies. Als u geen cookies wenst te ontvangen, kunt u het plaatsen ervan uitschakelen in de instellingen van uw webbrowser of door middel van de Cookietoestemmingstool van KONE. Houd er rekening mee dat u bepaalde services op de Site niet kunt gebruiken als u cookies uitschakelt.

Op de Site kunnen advertenties worden getoond door middel van Google AdWords Remarketing, op basis van uw recente bezoeken aan de Site ('Remarketing'). Remarketing op de Site heeft als doel om u te wijzen op oplossingen en services van KONE. De informatie over het bezoek wordt verzameld door middel van een cookie van een derde partij, dat op uw computer wordt geplaatst. Met de Cookietoestemmingstool van KONE kunt u uw toestemming intrekken ('opt-out') voor Remarketing in verband met uw gebruik van de Site. U kunt gebruik maken van meer uitgebreide opties voor opt-out voor uw gebruik van websites van externe partijen. U kunt dit doen op de website van het Network Advertising Initiative, door de instellingen voor Remarketing-advertenties op de pagina Advertentie-instellingen ('Ad Settings') van Google te wijzigen of door in uw browser cookies uit te schakelen.

KONE maakt gebruik van analysediensten voor websites, zoals Adobe Analytics en Google Analytics, om statistieken te verzamelen over de gebruikers van de Site. Het doel hiervan is om de inhoud van de Site te verbeteren. Normaal gesproken zijn deze gegevens anoniem. Als u echter voor het downloaden van content uw identiteit hebt opgegeven, u hebt aangemeld bij een online service van KONE of op de website bent gekomen via een koppeling in een e-mail, kunnen wij de analytische gegevens identificeren die zijn verzameld over uw gebruik van de Site. Met de opt-outfuncties van de Cookietoestemmingstool van KONE kunt u aangeven dat KONE uw bezoeken aan de Site niet meer mag volgen. U moet dit doen op elke computer en in elke browser waarmee u KONE-websites bezoekt. Als u uw toestemming voor Google Analytics wilt uitschakelen, kunt u de Google Analytics Opt-out Browser Add-on downloaden en installeren.

KONE draagt geen persoonsgegevens over buiten KONE Corporation of haar partners, gelieerde ondernemingen, dochtermaatschappijen en onderaannemers. Vanwege technische en praktische vereisten worden sommige persoonsgegevens mogelijk verwerkt door onderaannemers die buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd, of op servers van onderaannemers die staan op locaties buiten de EU of de EER. De betreffende onderaannemers hebben echter toegezegd dat zij de normen voor gegevensverwerking van KONE hanteren.

KONE kan geaggregeerde statistische gegevens over haar klanten, verkopen, verkeerspatronen en andere gerelateerde Site-informatie verstrekken aan betrouwbare derden. Deze statistische gegevens bevatten echter geen persoonsgegevens.

Zoals veel andere ondernemingen maakt KONE gebruik van systemen voor Customer Relationship Management ('CRM') om de activiteiten voor marketing en verkoop te beheren en bij te houden. De CRM-databases van KONE bevatten persoonsgegevens van onze klanten, potentiële klanten en de vertegenwoordigers van andere ondernemingen waarmee KONE een zakelijke relatie heeft of wil opbouwen. De CRM-databases van KONE kunnen ook persoonsgegevens bevatten van de klanten van KONE of eindgebruikers van klanten, die contact kunnen opnemen met KONE in verband met liften, roltrappen of ander materieel dat KONE onderhoudt, evenals persoonsgegevens betreffende externe stakeholders waarmee KONE contact wil onderhouden en die KONE wil voorzien van algemene informatie over KONE en haar activiteiten (bijv. mediavertegenwoordigers en zogeheten 'economic influencers').

In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de verwerking door KONE van persoonsgegevens met betrekking tot CRM.

De volgende gegevens worden verzameld en verwerkt ten behoeve van CRM:

• naam;
• titel;
• e-mailadres;
• mobiel telefoonnummer;
• vast telefoonnummer;
• faxnummer;
• adres;
• taal;
• eventuele overige gegevens die relevant zijn voor de zakelijke relatie.

Dergelijke informatie over personen wordt in dit hoofdstuk 2 van de Privacyverklaring aangeduid als 'persoonsgegevens'. De persoon wiens gegevens worden verwerkt, wordt aangeduid als 'gegevenssubject'.

KONE verwerkt persoonsgegevens om de bedrijfsvoering mogelijk te maken, verkoopactiviteiten te ondersteunen, leveringen, onderhoudsdiensten en facturering te beheren, te kunnen communiceren met klanten ten behoeve van contractbeheer en marketing en anderszins de relatie met haar klanten te bevorderen. KONE kan persoonsgegevens ook gebruiken voor afhandeling van incidenten en claims en om op verzoek klanten ondersteuning te leveren.

KONE kan contact opnemen met gegevenssubjecten ten behoeve van klantloyaliteitenquêtes. Om de dienstverlening te kunnen verbeteren, ontvangt KONE de antwoorden op enquêtes het liefst met de naam van de contactpersoon bij de klant. Verwerking van uw naam en overige persoonsgegevens in het kader van klantloyaliteitsenquêtes is afhankelijk van uw toestemming. Alle antwoorden en gegevens die in het kader van dergelijke enquêtes worden verzameld, worden binnen KONE geclassificeerd als vertrouwelijk. Bij omgang en overdracht van deze gegevens worden afdoende beveiligingsmaatregelen getroffen.

Verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor uitvoering van de koopovereenkomsten waarbij het bedrijf van de klant partij is. Daarnaast is verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk voor de legitieme belangen van KONE die verband houden met haar reguliere zakelijke doelen. Waar vereist door toepasselijke wetgeving vraagt KONE het gegevenssubject om toestemming voor verwerking van diens persoonsgegevens.

De persoonsgegevens zijn verkregen van de klanten of in het kader van hun gebruik van de producten en diensten van KONE. Persoonsgegevens kunnen ook worden aangeleverd door vertegenwoordigers van KONE, op basis van hun zakelijke contacten met de gegevenssubjecten. In bepaalde gevallen kan KONE persoonsgegevens verzamelen uit openbare registers en andere betrouwbare externe bronnen.

De persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als ze benodigd zijn voor de bovengenoemde doelen. Na afloop daarvan worden de persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

Over het algemeen gebruikt KONE de persoonsgegevens alleen voor haar eigen, interne zakelijke doelen en draagt ze niet over aan externe partijen. Sommige persoonsgegevens kunnen worden ingezien en verwerkt door dochtermaatschappijen en onderaannemers van KONE en andere dienstverleners, voor zover deze gegevens benodigd zijn voor de bovengenoemde doelen. KONE ziet erop toe dat deze derde partijen altijd zijn gebonden door contracten, zodat naleving van vereisten ten aanzien van gegevensbescherming en vertrouwelijkheid is gegarandeerd.

Vanwege technische en praktische vereiste kunnen persoonsgegevens ook buiten de EU/EER worden verwerkt. KONE ziet erop toe dat dergelijke overdracht van gegevens een wettelijke basis heeft.

KONE Corporation en haar werknemers, partners, dochtermaatschappijen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk aangeduid als 'KONE') beheren de contactgegevens van de vertegenwoordigers van leveranciers en onderaannemers van KONE met behulp van verschillende oplossingen en databasetechnologieën. In deze privacyverklaring vindt u meer informatie over de verwerking door KONE van persoonsgegevens die verband houden met dergelijke sourcing- en inkoopactiviteiten ('Leveranciersdatabases').

De volgende gegevens worden verzameld en verwerkt ten behoeve van de Leveranciersdatabases:

• naam;
• titel;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres;
• factureringsgegevens;eventuele overige gegevens die relevant zijn voor de zakelijke relatie;
• van de werknemers van onderaannemers naam, geboortedatum, contactgegevens, informatie over dienstverband, kwalificaties en diploma's, overige persoonsgegevens die de klanten van KONE vereisen ten behoeve van toegangscontrole en veiligheid op bouwplaatsen.

Dergelijke informatie over personen wordt in dit hoofdstuk 3 van de Privacyverklaring aangeduid als 'persoonsgegevens'. De persoon wiens gegevens worden verwerkt, wordt aangeduid als 'gegevenssubject'.

KONE verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van haar activiteiten op gebied van sourcing, inkoop, factuurverwerking en contractbeheer. KONE kan deze gegevens ook gebruiken ten behoeve van claimafhandeling en incidentmanagement en om due diligence-controles op haar leveranciers uit te voeren.

KONE kan de contactgegevens gebruiken voor communicatie van meer algemene aard en beheer van de leveranciersrelatie, bijvoorbeeld het zenden van relevante informatie over de activiteiten van KONE en evenementen waarbij KONE betrokken is.

Daarnaast moet KONE haar verplichtingen ten aanzien van de kwaliteit en veiligheid van haar activiteiten na kunnen komen. Het is daarvoor noodzakelijk dat KONE betrouwbaar de identiteit kan vaststellen van extern personeel dat werk voor KONE uitvoert. Om dit externe personeel te kunnen identificeren, moet KONE bepaalde persoonsgegevens van de betrokken personen opslaan in de Leveranciersdatabases. De gegevens van extern personeel in de Leveranciersdatabases van KONE worden uitsluitend gebruikt voor identificatie en beheer van het externe personeel, voor zover noodzakelijk in verband met het werk dat dit personeel uitvoert voor KONE.

KONE verwerkt persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor uitvoering van sourcingovereenkomsten en/of voor de legitieme belangen van KONE die verband houden met haar reguliere zakelijke activiteiten. KONE kan ook door toepasselijke, plaatselijke wetgeving verplicht worden om bepaalde gegevens te verzamelen over de leverancier en diens werknemers en vertegenwoordigers. Dergelijke verplichtingen kunnen verband houden met veiligheidsvereisten, belastingen, verzekeringen en overige wettelijke verplichtingen en aansprakelijkheden van onderaannemers bij uitbesteding van werk. Waar vereist door toepasselijke wetgeving vraagt KONE het gegevenssubject om toestemming voor verwerking van diens persoonsgegevens.

De persoonsgegevens zijn verkregen van de leveranciers of in het kader van hun zakelijke relatie met KONE. Gegevens van extern personeel worden meestal verkregen van de bedrijven die optreden als onderaannemers, waarbij de betrokken personen in dienst zijn. In bepaalde gevallen kan KONE persoonsgegevens verzamelen uit openbare registers en andere betrouwbare externe bronnen.

De persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als ze benodigd zijn voor de bovengenoemde doelen. Na afloop daarvan worden de persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

Over het algemeen gebruikt KONE de persoonsgegevens alleen voor haar eigen, interne zakelijke doelen en draagt ze niet over aan externe partijen. Sommige persoonsgegevens kunnen worden ingezien en verwerkt door dochtermaatschappijen en onderaannemers van KONE en andere dienstverleners, voor zover deze gegevens benodigd zijn voor de bovengenoemde doelen. KONE ziet erop toe dat deze derde partijen altijd zijn gebonden door contracten, zodat naleving van vereisten ten aanzien van gegevensbescherming en vertrouwelijkheid is gegarandeerd.

Vanwege technische en praktische vereiste kunnen persoonsgegevens ook buiten de EU/EER worden verwerkt. KONE ziet erop toe dat dergelijke overdracht van gegevens een wettelijke basis heeft.

Gegevenssubjecten kunnen te allen tijde contact opnemen met KONE en vragen om hun persoonsgegevens in te zien. Op diens verzoek corrigeert of verwijdert KONE onvolledige, onjuiste of verouderde persoonsgegevens van het gegevenssubject. Alle verzoeken van gegevenssubjecten kunnen aan KONE worden doorgegeven door middel van het contactformulier van de KONE-website op http://www.kone.com/en/contact.aspx, met de optie “Personal Data Enquiry”.

Als verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming door het gegevenssubject, heeft deze te allen tijde het recht om deze toestemming te herroepen. Als verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op een legitiem belang van KONE, kan het gegevenssubject bezwaar maken tegen de verwerking vanwege specifieke individuele omstandigheden. In het bezwaar moet het gegevenssubject de betreffende omstandigheden omschrijven.

In bepaalde omstandigheden kan een gegevenssubject bezwaar maken tegen verwerking van diens persoonsgegevens en eveneens verzoeken om gegevensportabiliteit. Wanneer een gegevenssubject bezwaren of aanmerkingen heeft met betrekking tot de verwerkingsactiviteiten van KONE, heeft hij of zij ook het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.

KONE kan een verzoek afwijzen of een redelijke vergoeding verlangen voor het uitvoeren van een verzoek, als het verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is of als KONE een andere legitieme reden heeft om het verzoek af te wijzen. Dergelijke legitieme redenen kunnen bijvoorbeeld KONE ervan weerhouden om persoonsgegevens te verwijderen die moeten worden bewaard vanwege plaatselijke wettelijke vereisten, of om een audittrail aan te houden tot het einde van de plaatselijke claimtermijn. KONE kan ook genoodzaakt zijn de gegevens te bewaren om contractuele verplichtingen na te kunnen komen.

Houd er rekening mee dat als KONE uw persoonsgegevens op uw verzoek blokkeert of verwijdert, KONE mogelijk niet in staat is om de diensten uit te voeren die u wilt gebruiken of in het verleden hebt besteld of aangevraagd, of u niet kan voorzien van de content die u wilt downloaden of ontvangen.

KONE werkt voortdurend aan verdere ontwikkeling van de Site, haar activiteiten en de processen en tools die betrekking hebben op gegevensbescherming. KONE behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. KONE hoopt dat u deze Privacyverklaring van tijd tot tijd controleert op wijzigingen en aanvullingen. Voor zover vereist door toepasselijke privacywetgeving kan KONE ook contact met u opnemen via andere kanalen of door gebruik van de verzamelde contactgegevens, om u informatie te verstrekken over wijzigingen die wezenlijke gevolgen hebben voor u als gegevenssubject.